Ai cũng mắc sai lầm. Điều quan trọng là cách bạn phản ứng với họ và học hỏi từ họ .

Nếu bạn mắc phải sai lầm gây ảnh hưởng trực tiếp đến người khác, việc đầu tiên bạn cần làm là xin lỗi và chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra. Đó là nơi mà một lá thư xin lỗi có thể hữu ích.

Rất khó để viết một lá thư xin lỗi. Suy cho cùng, không bao giờ dễ dàng thừa nhận khi bạn sai. Việc chịu hoàn toàn trách nhiệm về sai lầm đó lại càng khó hơn. Đồng thời, một lá thư xin lỗi có thể là một cách hiệu quả để mọi người cùng tiến về phía trước. Bạn thậm chí có thể cứu vãn một mối quan hệ quan trọng .

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa ngắn gọn khái niệm này và sau đó bạn sẽ tìm hiểu quy trình sáu bước mà bạn có thể sử dụng để viết một ví dụ xin lỗi hiệu quả.

Thư xin lỗi là gì?

Một lá thư xin lỗi chính xác như những gì bạn nghe. Đây là một bức thư mà bạn viết nhằm mục đích dành cho người khác. Trong thư xin lỗi của mình, bạn cần cho ai đó biết rằng bạn hối hận vì những gì đã xảy ra. Bạn cũng cần phải chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra và thừa nhận rằng bạn đã sai. Có thể khó để làm điều này một cách gắn kết. Hơn nữa, bạn cũng cần phải nuốt xuống niềm tự hào của mình khi bạn viết một lá thư xin lỗi. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể làm điều này một cách hiệu quả?

Một lá thư xin lỗi tốt nên làm được nhiều điều. Đầu tiên, nó nên có nội dung rằng bạn đã sai. Thứ hai, nó nên chứa một lời xin lỗi chân thành để người kia biết rằng bạn hối hận vì những gì đã xảy ra. Cuối cùng, cũng nên cho người kia biết bạn sẽ làm gì để ngăn điều này tái diễn. Nếu bạn có thể làm tất cả những điều này, bạn đã viết một lá thư xin lỗi.

6 bước để viết thư xin lỗi

Nếu bạn muốn viết một lá thư xin lỗi, có một số bước quan trọng mà bạn cần làm theo. Nếu bạn làm theo các bước này từ đầu đến cuối, rất có thể bạn sẽ có một lá thư xin lỗi chắc chắn trước mặt. Các bước bao gồm:



Bước 1: Nói rằng bạn xin lỗi

Khi bạn mở đầu lá thư của mình, điều đầu tiên bạn cần làm là nói rằng bạn rất tiếc. Mặc dù điều này nghe có vẻ khó khăn, nhưng đây là vị trí phổ biến nhất mà mọi người mắc lỗi. Nếu bạn không mở đầu bức thư bằng cách xin lỗi chân thành, phần còn lại của bức thư sẽ không còn giá trị nữa. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn nói chính xác những từ sau: “Tôi xin lỗi” . Nếu bạn mở đầu bức thư với “Tôi xin lỗi, nhưng…” bạn đã có một khởi đầu tồi tệ. Đây là một dấu hiệu chắc chắn rằng bạn sẽ không thực sự chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra. Do đó, hãy luôn mở đầu lá thư của bạn với những từ “Tôi xin lỗi”.

Ví dụ về một lá thư xin lỗi:

Paul thân mến,

tôi xin lỗi…

Nó đây rồi. Một vài từ đơn giản (và dấu câu). Bức thư đã có một khởi đầu tốt. Chúng tôi sẽ tham khảo lại ví dụ này khi phần còn lại của các bước mở ra. Nếu bạn bắt đầu bức thư của mình theo cách này, bạn đã có một khởi đầu tốt.

Bước 2: Chịu trách nhiệm về sai lầm

Điều tiếp theo bạn cần làm là thực sự chịu trách nhiệm về những sai lầm của mình. Bạn cần đảm bảo rằng bạn cho đối phương thấy rằng bạn sẵn sàng chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra. Bạn không nên đặt trách nhiệm cho người khác. Bạn không nên cố gắng phân chia trách nhiệm giữa bạn và người kia. Bạn không nên cố tỏ ra mình đang chịu trách nhiệm nhưng bằng cách nào đó, “đó cũng là lỗi của người kia”. Cần phải có một người dũng cảm để chịu trách nhiệm cho những sai lầm. Rốt cuộc, đây có lẽ là điều mà bạn đã được dạy khi còn nhỏ. Nếu bạn làm sai, hãy chịu trách nhiệm về nó. Nếu bạn làm chủ hành động của mình, người khác có nhiều khả năng sẽ đánh giá cao điều này. Để làm ví dụ, chúng ta hãy xem lại bức thư xin lỗi ở trên.

Paul thân mến,

tôi xin lỗi vì đã không đến sân bay để đón bạn khi tôi nói rằng tôi sẽ làm. Đó là lỗi của tôi và tôi xin lỗi vì đã đến quá muộn. Không có lý do gì để tôi bắt bạn phải chờ đợi như vậy. Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu. Tôi không thể tưởng tượng bạn đang nghĩ gì hoặc bạn đã lo lắng như thế nào. Đó hoàn toàn là lỗi của tôi và tôi xin lỗi.

Khi chúng tôi tiếp tục với bức thư, bạn có thể thấy rằng bức thư xin lỗi này chịu trách nhiệm về chính xác những gì đã xảy ra. “Đó hoàn toàn là lỗi của tôi” và “không có lý do gì để bào chữa” là những dấu hiệu cho thấy cá nhân đó đang phải chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra. Nó không quá dài, nó nói rõ rằng cá nhân xin lỗi, và người viết bức thư rõ ràng là chủ sở hữu những gì đã xảy ra.



Bước 3: Mô tả chính xác những gì đã xảy ra trong sự cố

Sau khi bạn nhận trách nhiệm về những gì đã xảy ra, bạn cần mô tả những gì bạn đang chịu trách nhiệm. Nói “Tôi xin lỗi” và “tất cả là lỗi của tôi” là rất tốt, nhưng chính xác thì lỗi của bạn là gì? Người kia cần hiểu chuyện gì đã xảy ra và tại sao lại gây tổn thương cho người đó. Đảm bảo rằng bạn vẫn tập trung vào vai trò của mình. Nếu đó chỉ là chuyện giữa bạn và người ấy, hãy cố gắng kiềm chế để không đề cập đến bất cứ điều gì khác. Nếu không, có vẻ như bạn đang làm chệch hướng sự đổ lỗi.

Khi chúng ta xem lại bức thư ở trên, bạn có thể thấy rằng bước 2 và bước 3 thường kết hợp với nhau. Điều này là do bạn đang mô tả những gì bạn đang chịu trách nhiệm cũng như bạn đang chịu trách nhiệm về nó. Miễn là mọi thứ đều hướng đến đỉnh cao, bạn sẽ ổn thôi. Một lần nữa, hãy xem ví dụ ở trên:

Paul thân mến,

tôi xin lỗi vì đã không đến sân bay để đón bạn khi tôi nói rằng tôi sẽ làm. Đó là lỗi của tôi và tôi xin lỗi vì đã đến quá muộn. Không có lý do gì để anh bắt em phải chờ đợi như vậy. Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu. Tôi không thể tưởng tượng bạn đang nghĩ gì hoặc bạn đã lo lắng như thế nào. Đó hoàn toàn là lỗi của tôi và tôi xin lỗi.

Trong bước 3, điều quan trọng là bạn phải thừa nhận những gì đã xảy ra và lý do tại sao người khác bị tổn hại bởi nó. Bạn có thể thấy rõ điều đó trong bức thư trên. “Tôi xin lỗi vì đã đến muộn.” “Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu.” Đây là những câu nói rõ ràng, súc tích cho thấy bạn đang suy nghĩ về ảnh hưởng mà sai lầm của bạn gây ra cho người kia. Nếu bạn tập trung vào vai trò của mình và hành vi của bạn tác động đến người kia như thế nào, bạn sẽ hoàn thành bước 3. Hãy chắc chắn rằng bạn đưa điều này vào thư của mình.

Bước 4: Thể hiện rằng bạn có kế hoạch

Khi bức thư tiến về phía trước, bạn cũng cần phải nói rõ rằng bạn sẽ không để điều này xảy ra một lần nữa. Nói điều gì đó như, “điều này sẽ không xảy ra trong tương lai” là câu tuyệt vời để bắt đầu tiếp. Mặt khác, điều này sẽ hiệu quả hơn nếu bạn giải thích rõ ràng cho người ấy biết bạn sẽ làm thế nào để ngăn sai lầm này tái diễn. Do đó, chúng ta hãy tham khảo lại bức thư trên. Bức thư bao gồm:

Paul thân mến,

tôi xin lỗi vì đã không đến sân bay để đón bạn khi tôi nói rằng tôi sẽ làm. Đó là lỗi của tôi và tôi xin lỗi vì đã đến quá muộn. Không có lý do gì để anh bắt em phải chờ đợi như vậy. Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu. Tôi không thể tưởng tượng bạn đang nghĩ gì hoặc bạn đã lo lắng như thế nào. Đó hoàn toàn là lỗi của tôi và tôi xin lỗi.

Điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa, vì tôi không bao giờ có ý định để bất cứ ai phải chờ đợi. Trong tương lai, tôi sẽ sử dụng cảnh báo trên lịch của mình để thông báo cho tôi khi chuyến bay của bạn đến. Cảnh báo này cũng sẽ cho tôi biết bạn đang ở chuyến bay nào, bạn đang bay đến sân bay nào và tôi có thể đón bạn ở đâu. Nếu có điều gì đó xảy ra và tôi sẽ đến muộn, tôi sẽ cho bạn biết trước. Bằng cách đó, tôi không bắt bạn phải chờ đợi.

Lưu ý rằng bức thư trên có ghi rõ những gì bạn sẽ làm trong thời gian tới để ngăn tình trạng này tái diễn. Trong ví dụ, bạn sẽ sử dụng nhắc nhở ở lịch để không quên về người kia. Hơn nữa, bạn cũng sẽ cho người đó biết nếu bạn sắp đến muộn. Bằng cách đó, bạn không để sự việc tiếp tục lửng lơ.



Bước 5: Thừa nhận rằng bạn đã sai

Khi bức thư kết thúc, bạn cần phải thừa nhận rằng bạn đã sai. Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để làm điều đó, chỉ cần nêu những từ, “Tôi đã sai”. Bạn có thể mất rất nhiều thời gian để viết điều đó trong một bức thư. Sau tất cả, bạn sẽ cần phải đặt niềm tự hào của bạn sang một bên. Đồng thời, nếu bạn không thừa nhận mình đã sai thì đó không phải là một lời xin lỗi đầy đủ.

Hãy xem ví dụ trên:

Paul thân mến,

tôi xin lỗi vì đã không đến sân bay để đón bạn khi tôi nói rằng tôi sẽ làm. Đó là lỗi của tôi và tôi xin lỗi vì đã đến quá muộn. Không có lý do gì để anh bắt em phải chờ đợi như vậy. Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu. Tôi không thể tưởng tượng bạn đang nghĩ gì hoặc bạn đã lo lắng như thế nào. Đó hoàn toàn là lỗi của tôi và tôi xin lỗi.

Điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa, vì tôi không bao giờ có ý định để bất cứ ai phải chờ đợi. Trong tương lai, tôi sẽ sử dụng cảnh báo trên lịch của mình để thông báo cho tôi khi chuyến bay của bạn đến. Cảnh báo này cũng sẽ cho tôi biết bạn đang ở chuyến bay nào, bạn đang bay đến sân bay nào và tôi có thể đón bạn ở đâu. Nếu có điều gì đó xảy ra và tôi sẽ đến muộn, tôi sẽ cho bạn biết trước. Bằng cách đó, tôi không bắt bạn phải chờ đợi. 

Tôi đã sai. Tôi cần phải có mặt đúng giờ và tôi đã không có mặt. Lẽ ra tôi phải cho bạn biết tôi sẽ đến muộn và tôi đã không làm vậy. Vì điều đó, tôi xin lỗi. 

Chú ý rằng phần này cũng không dài lắm. Bạn đi thẳng vào vấn đề bằng cách thừa nhận mình đã sai. Sau đó, bạn có thể tiếp tục. 

Bước 6: Yêu cầu người khác tha thứ

Cuối cùng, bạn muốn chắc chắn rằng bạn cũng cầu xin sự tha thứ của người kia. Sau tất cả, bạn không muốn phá hủy mối quan hệ này. Nếu người kia có thể tha thứ cho bạn về những gì đã xảy ra, mọi người sẽ có thể tiến về phía trước. Hãy xem lại ví dụ trên lần cuối: 

Paul thân mến,

tôi xin lỗi vì đã không đến sân bay để đón bạn khi tôi nói rằng tôi sẽ làm. Đó là lỗi của tôi và tôi xin lỗi vì đã đến quá muộn. Không có lý do gì để anh bắt em phải chờ đợi như vậy. Bạn có thể đang tự hỏi chuyến đi của bạn ở đâu. Tôi không thể tưởng tượng bạn đang nghĩ gì hoặc bạn đã lo lắng như thế nào. Đó hoàn toàn là lỗi của tôi và tôi xin lỗi.

Điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa, vì tôi không bao giờ có ý định để bất cứ ai phải chờ đợi. Trong tương lai, tôi sẽ sử dụng cảnh báo trên lịch của mình để thông báo cho tôi khi chuyến bay của bạn đến. Cảnh báo này cũng sẽ cho tôi biết bạn đang ở chuyến bay nào, bạn đang bay đến sân bay nào và tôi có thể đón bạn ở đâu. Nếu có điều gì đó xảy ra và tôi sẽ đến muộn, tôi sẽ cho bạn biết trước. Bằng cách đó, tôi không bắt bạn phải chờ đợi. 

Tôi đã sai. Tôi cần phải có mặt đúng giờ và tôi đã không có mặt. Lẽ ra tôi phải cho bạn biết tôi sẽ đến muộn và tôi đã không làm vậy. Vì điều đó, tôi xin lỗi. Tôi khiêm tốn cầu xin sự tha thứ của bạn, và tôi hy vọng chúng ta có thể tiến tới như những người bạn.

Trân trọng,

John

Cho đối phương thấy rằng bạn muốn cứu vãn mối quan hệ bằng cách cầu xin sự tha thứ. Một chút tổn thương cũng rất quan trọng. Cho đối phương thấy rằng bạn có ý nghĩa như những gì bạn nói.

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để viết thư xin lỗi của bạn, bạn sẽ gặp phải một số thách thức. Hãy ghi nhớ rằng: 

  • Đưa ra lời xin lỗi không có nghĩa là bạn là người xấu. Bạn đang xin lỗi về hành vi của mình chứ không phải về toàn bộ tính cách của bạn.
  • Bạn có thể có xu hướng bảo thủ. Cố gắng tránh điều này. Nếu bạn bảo thủ, bạn không xin lỗi. 
  • Bạn có thể lo lắng rằng bạn sẽ mở cửa cho nhiều lời buộc tội hơn. Mặc dù điều đó là có thể, nhưng bạn có thể cảm thấy bực bội nếu bạn không xin lỗi. 

Tất nhiên, tùy thuộc vào bản chất chính xác của tình huống, thư xin lỗi của bạn có thể thay đổi. Ví dụ: bạn có thể là chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các hành động của nhân viên của bạn. Nếu điều đó xảy ra, lá thư xin lỗi của bạn sẽ khác một chút. 

Hoặc, nếu bạn đang viết một bức thư xin lỗi dành cho một nhóm người thay vì chỉ một người, bạn có thể cần phải thay đổi cấu trúc một chút. 

Lời kết 

Không nghi ngờ gì nữa, rất khó để viết một lá thư xin lỗi. Rốt cuộc, điều gì đó tồi tệ đã xảy ra và bạn phải chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra. Nếu bạn có thể viết một lá thư xin lỗi hiệu quả, thì bạn đã cho phép mọi người tiến lên và củng cố mối quan hệ với mình.

Tác giả : Nguyễn Long | camhung.net

 



Chia sẻ