Bạn có phải là một trong hàng triệu công nhân gần đây lao đầu vào công việc từ xa tại nhà không? Chào mừng đến với phi hành đoàn.

Có một số danh mục bạn có thể rơi vào khi mới bắt đầu. Một số người phát hiện ra rằng chúng hoàn toàn được tạo ra để làm việc từ xa . Một số có rất nhiều thứ mà họ cần phải làm quen. Và có một nhóm người khác cảm thấy muốn làm việc từ xa là hoàn toàn vô chính phủ và hỗn loạn.

Nhưng tin tốt là: Ngay cả khi bạn ở nhóm cuối cùng, vẫn có vô số mẹo, công cụ và tài nguyên để giúp bạn bắt đầu mọi thứ nhanh nhất có thể.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số mẹo và thủ thuật về cách làm việc suôn sẻ với nhóm của bạn đồng thời đảm bảo bạn luôn làm việc hiệu quả và thoải mái. Bạn cũng sẽ nhận được thông tin chi tiết về một số công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm và nhân viên từ xa.

Sẵn sàng để làm việc hiệu quả? Làm thôi nào.



5 Chìa Khóa Thành Công Khi Làm Việc Từ Xa

Cho dù bạn là người hoàn toàn mới làm việc từ xa tại nhà hay bạn đã có một số kinh nghiệm ở mức độ nào đó, thì luôn có chỗ để cải thiện. Dưới đây là năm điều bạn nên giải quyết để đảm bảo rằng bạn đang thiết lập bản thân và nhóm của mình để đạt được sản lượng tối đa và mức độ điên rồ tối thiểu.

1. Cộng đồng quá mức cho đến khi bạn tìm thấy luồng của mình.

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu làm việc từ xa tại nhà, sẽ có rất nhiều điều cần được làm rõ – đặc biệt nếu có một số người cần tìm luồng sinh hoạt nhóm ngoài việc tìm luồng sinh hoạt cá nhân của riêng họ.

Và tất nhiên, những nhu cầu mới sẽ xuất hiện mà trước đây bạn chưa bao giờ ngờ tới.

Bạn có chắc chắn về người sẽ gửi email tóm tắt cuộc họp không? Hỏi nhóm của bạn. Bạn gặp sự cố khi thiết lập phần mềm quản lý dự án mới? Được trợ giúp. Bạn sợ rằng một lỗ hổng trong các lớp học ảo của con bạn sẽ làm gián đoạn cuộc họp lớn vào 2 giờ chiều? Hãy nói với sếp của bạn và cùng nhau cố gắng tìm ra giải pháp.

Cá nhân tôi có thể đảm bảo rằng bạn sẽ gặp nhiều vấn đề hơn những gì bạn có thể dự đoán. Nhưng khi bạn chủ động nhất có thể, bạn sẽ ở một vị trí tốt hơn nhiều để xử lý mọi việc một cách sải bước và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

2. Sử dụng “playbook” để giữ mọi người trên cùng một trang.

Khi bạn bắt đầu sử dụng các công cụ mới và tạo ra những cách làm mới, hãy ghi chúng vào “playbook”. Viết mọi thứ xuống một nơi mà mọi người trong nhóm có thể dễ dàng tiếp cận. Điều này có thể nằm trong nền tảng quản lý dự án ưa thích của bạn hoặc thứ gì đó miễn phí và đơn giản như tài liệu hoặc bảng tính Google Drive.

Khi mọi thứ đều rõ ràng trong playbook của bạn, bạn và nhóm của bạn có thể chủ động thay vì phản ứng. Điều này có nghĩa là hiệu quả tối đa, thay vì liên tục trải qua các bước điên cuồng như yêu cầu và chờ đợi mọi việc được giải quyết.

Tạo càng nhiều playbook bạn cần và tài liệu càng nhiều càng tốt, bao gồm:

  • Người hoặc vai trò xử lý các loại nhiệm vụ, dự án và vấn đề cụ thể
  • Hướng dẫn từng bước về cách các nhiệm vụ và dự án được hoàn thành, giao và báo cáo
  • Làm gì khi một số vấn đề nhất định phát sinh (ghi lại từng vấn đề khi bạn xác định và giải quyết chúng trong nội bộ)
  • Giao thức giải quyết các vấn đề khẩn cấp, chẳng hạn như các vấn đề công nghệ

Bạn không cần phải quá khắt khe trong việc thực hiện mọi thứ theo chữ T, nhưng có mọi thứ được trình bày chi tiết rõ ràng sẽ giúp những người cần nó khi họ cần.



3. Tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu.

Mọi người sẽ cần phải tìm ra cơ hội của riêng mình khi họ học cách làm chủ công việc từ xa tại nhà. Điều đó có nghĩa là mọi người sẽ khác nhau một cách tự nhiên về cách họ hoàn thành công việc và lượng thời gian họ dành cho một số nhiệm vụ nhất định.

Nếu bạn đang quản lý một nhóm (hoặc thậm chí chỉ quản lý bản thân), hãy tập trung vào các mục tiêu cuối cùng chứ không phải quá tập trung vào con đường đạt được những mục tiêu đó.

Điều này khiến bạn mất thời gian khi phải tìm ra cách nào phù hợp nhất với mỗi người. Ban đầu có vẻ như mọi thứ diễn ra chậm hơn, nhưng mọi người sẽ phát triển mạnh nhờ các kỹ thuật và thói quen khác nhau. Để mọi người tìm ra con đường của riêng họ cuối cùng là cách tốt nhất để thúc đẩy hiệu quả và năng suất về lâu dài.

Tất nhiên, bạn sẽ muốn đảm bảo mọi người đang theo dõi playbook khi bạn có chúng, nhưng hãy để lại một số khoảng trống để phù hợp với các tính cách khác nhau.

4. Tìm những cách sáng tạo để nuôi dưỡng ý thức cộng đồng.

Tại hầu hết các công ty, một phần thời gian trong ngày trở thành thời gian “tản nhiệt nước”, hoặc thời gian dành cho giao lưu bên ngoài công việc. Trên thực tế, bình làm mát nước là một nơi thiêng liêng, nơi đồng nghiệp có thể trò chuyện, cười đùa và giải tỏa tinh thần nhanh chóng khỏi danh sách việc cần làm trong ngày.

Nếu giao lưu với đồng nghiệp là điều bạn thực sự thích thú (và không chỉ là điều bạn buộc phải chịu đựng), hãy cố gắng đảm bảo rằng bạn vẫn có thời gian xây dựng nhóm với họ. Ví dụ: một trong những khách hàng ảo của tôi thực sự đã tạo một kênh Slack có tên là “Watercooler”, nơi tất cả chúng tôi trò chuyện, chia sẻ các bài báo và meme, và những thứ khác chắc chắn không nằm trong mô tả công việc của chúng tôi.

Điều này giúp chúng tôi duy trì tình bạn thân thiết và đảm bảo rằng chúng tôi có thể giải trí mọi lúc mọi nơi khi chúng tôi muốn tương tác xã hội.

Bạn thậm chí có thể muốn xem xét có một giờ hạnh phúc ảo, nơi mọi người mang theo đồ uống và trò chuyện qua một công cụ hội nghị truyền hình như Zoom hoặc Skype. Tất nhiên, sử dụng phán đoán của bạn ở đây. Không phải mọi nơi làm việc đều thích hợp cho một máy trộn boozy.

hội nghị truyền hình công cụ làm việc từ xa



5. Chú ý đến không gian làm việc của bạn.

Không gian làm việc của bạn có thể đồng thời là một trong những bất lợi và lợi ích của việc làm việc từ xa. Thật tuyệt vời khi lộ trình đi làm của bạn thay đổi từ 20 phút đi ô tô hoặc tàu hỏa thành 20 giây đi bộ từ giường đến bàn làm việc của bạn.

Nhưng nếu bạn chưa bao giờ làm việc tại nhà trước đây, bạn có thể không có tất cả các thiết bị cần thiết để hoàn toàn thoải mái. Bạn có thể cần phải làm việc tại bàn bếp của mình thay vì có một văn phòng riêng. Bạn có thể cần phải sử dụng ghế đôn thay vì ghế xoay sang trọng mà công ty của bạn cung cấp.

Ngay cả khi nó không lý tưởng, vẫn có những cách mà bạn có thể nâng cấp không gian làm việc của mình để tăng cường sự thoải mái và năng suất của bạn. Ít nhất, hãy đảm bảo rằng bạn đang ưu tiên sự thoải mái về thể chất của mình.

Dưới đây là một vài lời khuyên:

  • Vấn đề lưng? Hãy thử đặt một chiếc gối dưới mông của bạn, sử dụng nó làm điểm tựa thắt lưng ở lưng dưới của bạn hoặc kê một chiếc bàn đứng tạm thời để bạn không phải ngồi cả ngày.
  • Vấn đề về cổ? Nếu cổ của bạn bị đau khi nhìn xuống, hãy thử kê máy tính xách tay của bạn lên một số cuốn sách hoặc mua một giá đỡ rẻ tiền.
  • Khai thác không gian của bạn. Dọn dẹp bàn làm việc hoặc bàn của bạn để không có bất kỳ phiền nhiễu nào ngay lập tức. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hữu ích của điều này.

4 công cụ tốt nhất cho người làm việc từ xa

Nếu bạn làm việc cho một công ty, rất có thể họ đã đặt nền móng cho các công cụ mà bạn và nhóm của bạn sẽ sử dụng. Trong một số trường hợp, những công cụ này chỉ là một phần mở rộng của những gì bạn đã sử dụng trong văn phòng.

Nhưng nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý một nhóm hoặc bạn chỉ muốn trở nên hiệu quả hơn với những người hoặc khách hàng mà bạn giao dịch thường xuyên, hãy xem những công cụ tuyệt vời này thực sự có thể tạo ra sự khác biệt trong công việc hàng ngày của bạn cuộc sống hàng ngày.



1. Công cụ hội nghị truyền hình

Nếu bạn thường xuyên gặp mặt trực tiếp, có thể khó bỏ món gà tây lạnh. Đó là lý do tại sao rất nhiều người đang sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình. Chúng là một trong những công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa, giúp bạn duy trì cảm giác hợp tác và cộng tác ngay cả từ chính ngôi nhà của bạn.

Ngoài ra, hầu hết các công cụ hội nghị truyền hình đều bao gồm các tính năng tiện dụng như chia sẻ màn hình, cho phép bạn dễ dàng hiển thị cho người khác những gì trên màn hình của bạn để xem qua các bản trình bày hoặc danh sách việc cần làm. Các tính năng khác bao gồm quay video để gửi đi sau cuộc gọi cũng như tích hợp với lịch của bạn. Một số công cụ như Zoom thậm chí còn có hình nền ảo nếu không gian làm việc tại nhà của bạn không hoàn toàn lý tưởng.

Các công cụ hội nghị truyền hình phổ biến khác bao gồm:

  • Join.me
  • Skype
  • GoTo Meeting
  • Google Hangouts Meet

2. Công cụ trò chuyện

Các phương pháp hay nhất cho công việc từ xa nói rằng hãy cảnh giác với những cuộc gọi không cần thiết. Đó là lý do tại sao trò chuyện thời gian thực là một trong những công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa – bạn vẫn có thể xử lý các vấn đề khi chúng xuất hiện nhưng không làm gián đoạn sự tập trung hoặc lịch trình của nhau.

Các công cụ trò chuyện cũng giúp đảm bảo rằng một vấn đề kéo dài 5 phút không trở thành một cuộc gọi 20 phút – điều mà bạn có thể đã trải qua trước đây.

Dưới đây là một số công cụ trò chuyện phổ biến và đã được chứng minh:

  • Slack
  • HeySpace
  • Chanty
  • Trò chuyện trên Google Hangouts
cách làm việc từ xa bằng các ứng dụng liên lạc

Mẹo chuyên nghiệp: Mặc dù những công cụ này có thể là một phước lành thực sự, nhưng hãy cẩn thận khi chúng có thể trở thành một lời nguyền. Một số người là kỳ lân ma thuật không bao giờ bị phân tâm bởi những người cố gắng nói chuyện với họ cả ngày khi họ ở trong khu vực. Hầu hết mọi người không thể liên quan đến điều này.

Kiểm tra xem liệu công cụ bạn chọn có chức năng “Không làm phiền” làm tắt khả năng chọc phá bạn cả ngày của nhóm hay không. Họ sẽ thấy rằng bạn không có mặt và bạn sẽ có thể nhận được những tin nhắn đó và lặp lại với chúng khi nó phù hợp với bạn.



3. Các công cụ quản lý dự án

Nếu làm việc từ xa tại nhà có nghĩa là bạn phải thay đổi cách quản lý các nhiệm vụ và dự án, thì điều tối quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi thứ luôn có tổ chức và mọi người luôn có trách nhiệm với phần của họ. Nếu không, bạn thực tế đang yêu cầu những nhiệm vụ quan trọng bị lãng quên.

Đây là cách các công cụ quản lý dự án tiết kiệm trong ngày. Chúng cho phép bạn chia các dự án lớn thành các khối xây dựng nhỏ nhất có thể và giao chúng cho các thành viên trong nhóm với ngày đến hạn và tất cả các ghi chú mà họ cần.

Các công cụ quản lý dự án

Mặc dù có một số công cụ quản lý dự án hạng nặng (nghĩ rằng các công cụ dành cho các tập đoàn quốc tế), chúng không phải lúc nào cũng cần thiết để hoàn thành công việc.

Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án “khởi đầu” để khám phá:

  • Trello
  • monday.com
  • Wrike
  • Quire

4. Trình theo dõi thời gian

Mặc dù các mục trước đây của chúng tôi đã cho thấy một số công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa, nhưng công cụ theo dõi thời gian thực sự vì lợi ích của riêng bạn (hoặc thứ gì đó bạn có thể chia sẻ với người khác vì lợi ích của chính họ!).

Những công cụ này có thể là một trợ giúp to lớn cho việc duy trì năng suất, đặc biệt là khi bạn vẫn đang học cách sắp xếp hàng triệu thứ khác trong cuộc sống cá nhân của mình cùng với việc điều hướng công việc. Bạn có thể bắt đầu quy mô nhỏ với một bộ đếm thời gian đơn giản hoặc sử dụng một công cụ chuyên sâu hơn có thể ghi lại thời gian cho các dự án khác nhau hoặc theo dõi kết quả đầu ra của cả nhóm.

Một trong những mẹo đơn giản yêu thích của tôi để làm việc từ xa là đặt bộ đếm thời gian theo khoảng tăng 30 phút và nghỉ giữa 5 hoặc 10 phút. Bằng cách chia nhỏ một ngày dài thành những phần nhỏ hơn, dễ tiêu hóa hơn, tôi có thể tập trung vào công việc trước mắt thay vì cố gắng nhúng ngón chân vào quá nhiều thứ cùng một lúc. (Hoặc đăng nhập Facebook để lướt qua nguồn cấp dữ liệu của tôi một cách vô tâm.)

Dưới đây là một số công cụ theo dõi thời gian dành cho cá nhân và nhóm:

  • Time and Date
  • Clockify
  • RescueTime
  • Toggl



Học cách làm việc từ xa là tất cả về sự kiên nhẫn

Như bạn có thể đã hình dung bây giờ, làm việc từ xa tại nhà là một điều hoàn toàn khác so với những gì hầu hết chúng ta thường làm. Nếu bạn đang cảm thấy quá tải, thất vọng hoặc kiệt sức khi cố gắng tìm kiếm đường đi của riêng mình, hãy nhớ rằng trải nghiệm của bạn là hoàn toàn bình thường.

Yếu tố lớn nhất của công thức là thời gian – bạn chỉ cần tiếp tục cố gắng cho đến khi tìm thấy các nguyên tắc, quy trình và công cụ phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn.

Và nếu bạn đang cảm thấy mình không làm việc năng suất hoặc hiệu quả như bạn nghĩ hiện tại, thì đó cũng là điều bình thường! Thật không dễ dàng gì khi bị ném vào thế giới làm việc từ xa, đặc biệt nếu bạn có một danh sách lớn những việc cá nhân cần phải giải quyết.

Khi bạn viết ra những việc cần làm hàng ngày của mình, hãy đảm bảo thêm “cắt giảm cho bản thân một chút” vào danh sách của bạn. Chúc may mắn!

Đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi và nói cho chúng tôi biết quan điểm của bạn, các bạn có thể gửi email cho chúng tôi. email: [email protected]

Biên tập bởi: Ngọc Tạ | camhung.net

(Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Các quan điểm và ý kiến ​​được trình bày trong bài viết này là của tác giả và không nhất thiết phản ánh quan điểm của camhung.net.)





Chia sẻ